Kontrollerin asıl amacı planlanan amaçlara ulaşılmasını güvenceye almaktır. Bunun için faaliyet sonuçlarıyla ilgili geri bildirim, sonuçların ilgili kriterlerle karşılaştırılması ve gerekli düzeltmelerin yapılması gerekir.
Kontrol Türleri:
Kontroller; önleyici (preventive) , ortaya çıkartıcı (detective), yönlendirici (directive) ve etkileri azaltıcı (mitigating) olabilir. Kontroller aşağıdaki gibi sınıflandırılır:
- Geribildirim: Tamamlanan faaliyetlerle ilgili kontrollerdir. Geçmiş hatalara bakarak gelecektekiler önlenmeye çalışılır.
- Cari Kontroller (concurred): Faaliyetle eş zamanlı olarak yürütülür
- İleriye dönük kontrol (feedforward): politika ve prosedürler gibi ileriye dönük önleyici kontrollerdir.
Kontroller finansal ve operayonel olarak da ayrılabilir. Her ikisi için de kriterler ve amaçlar belirlenmelidir.
- Finansal kontroller ilgili muhasebe politikalarına göre belirlenir. Amaçları: 1. Gerekli onaylar 2. Doğru muhasebeleştirme 3. Varlıkların korunması 4. Kanunlara, düzenlemelere ve sözleşmelere uyumdur.
- Operasyonel kontroller, üretim ve destek fonksiyonları gibi kriter belirlenmesinin zor olduğu alanlarda kullanılır. Yönetim tarafından belirlenen prosedür ve yönetim prensipleri kriter olarak kullanılır.
Kontrol Süreci:
Tipik bir kontrol süreci:
- Stratejik kontrol noktaları seçilir. Bu noktalarda faaliyetlerle ilgili bilgi toplanır.
- Faaliyeti ölçmek için gözlem ve örnekleme gibi yöntemlerle bilgi toplanır.
- Toplanan bilgiler kayıt altına alınır ve sınıflandırılır.
- Bu bilgiler önceden belirlenen kalite, biçim ve maliyet standartlarıyla karşılaştırılır.
- Performansın tatmin edici olup olmadığına karar verilir.
- Önemli sapmalar ilgili idarecilere bildirilir.
- Takip: alınan tedbirlerin etkili olup olmadığı aynı süreç tekrarlanarak kontrol edilir.
- Standartlar gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir.
Planlama ve Kontrol:
Bu iki kavram iç içedir. Detaylı planlama kontrol faaliyetlerini de içerisine almaktadır. Bütçe ve başabaş analizi çalışmaları planlamayla ilgili kontrollere örnek verilebilir.
Kontroller niteliksel (kalite kontrolleri, iş tanımları vs) ve niceliksel (bütçe, kotalar vs) olabilir.
Kontrollerin Etkinliği:
Kontroller: Zamanında, Ekonomik (Fayda-Maliyet), Uygun yerlerde, Esnek, Faydalı, Hesap verilebilirlik sağlayan, Sorunun kaynağını gösteren,
Özelliklerde ise etkilidir.
Kontrol Standartları:
Kontrol standartları ilgili personelle birlikte belirlenirse hem daha fazla benimsenecek hem de daha etkili olacaktır. Kontroller esnek olmalı, gerektiğinde revize edilmelidir. Kontrollerin sıkı olması eğer personelde performansı arttırıyorsa faydalıdır.
Kontrol Ölçüleri:
Kontrollerde ölçümü kimin yapacağı davranışsal özelliklere göre belirlenebilir. Kişinin kendi kendini değerlendirmesi veya ikinci, üçüncü şahıslarca değerlendirme seçenekleri olabilir.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder