İç denetçilerin suiistimaller konusundaki sorumlulukları önleyici tedbirleri değerlendirmek ve şüpheli durumları soruşturmak olarak iki başlıkta ele alınabilir. Suiistimal denetimine özgü bazı hususlara aşağıda yer verilmiştir.
Uluslararası Denetim Standartlarına
göre; işletmenin yöneticileri, çalışanları veya işletme ile ilgili üçüncü
kişilerin bir veya daha fazlası tarafından kendilerine adil olmayan ve illegal
bir avantaj sağlamak üzere giriştikleri kasıtlı ve aldatıcı davranışlar hile
olarak tanımlamaktadır. Amerikan Sertifikalı Hile Denetçileri
Birliği ise hileyi “Bir kişinin mesleki görevini varlıklarını ve kaynaklarını
amacı dışında ve yanlış kullanmak suretiyle kişisel çıkar sağlaması” olarak
tanımlamaktadır.
Suiistimallerin önlenmesinde asıl
sorumluluk şirket yönetimine aittir.
Değişik kaynaklarda hileler değişik
sınıflamalara tabi tutulmakla birlikte ACFE tarafından yapılan sınıflandırmaya
bakıldığında hile türleri 3 ana başlık altında toplanmaktadır:
i.
Varlıkların Kötüye Kullanılması: Bir
çalışanın işletme varlıklarını ele geçirmesi veya kendi yararına kullanması
şeklinde ortaya çıkan suiistimal türüdür. İşletmelerde meydana gelme sıklığı
bakımından ilk sırada yer almakla birlikte diğer suiistimal türlerine göre
işletmelere maliyeti daha azdır. Varlıkların kötüye kullanılması; nakit ve stok
hırsızlığı, fiktif faturaların kayda alınması, personelin iş masraflarını
şişirmesi veya işletme demirbaşlarının çalınması gibi suiistimalleri
kapsamaktadır.
ii.
Hileli Finansal Raporlama: Hileli
finansal raporlama işletmenin mali durumunun olduğundan farklı gösterilerek tüm
işletme ilgililerinin yanıltılması biçiminde ortaya çıkan hile türüdür.
Genellikle tepe yöneticileri tarafından yapılan finansal tablo hileleri sonucu
işletme hem itibar olarak hem de maddi olarak zarar görmektedir. Hileli
finansal raporlama; işletmenin durumunun olduğundan iyi gösterilmesi ya da
olduğundan kötü gösterilmesi şeklinde olabilir. İşletme yönetimi, hissedarları
yanıltarak şirketi olduğundan iyi gösterebilir veya yılsonunda prim vb. hak
edişleri elde edebilmek için mali tabloları manipüle edebilir. Kamuoyuna da yansımış büyük şirket
skandalları genelde mali tabloların hileli oluşturulmasıyla ilgilidir.
iii.
Yolsuzluk ve Ahlaki Olmayan Davranışlar:
Çalışanın bir işletme faaliyetinde işverenin ya da bir başkasının haklarını göz
ardı ederek, gücünü yanlış bir biçimde kendisine veya bir başkasına yarar
sağlama amaçlı kullanmasıdır. Rüşvet, satın alma usulsüzlükleri, ihaleye fesat
karıştırma, şirketin ekonomik gücünü kendi çıkarına kullanma gibi örnekler verilebilir.
Suistimal Denetiminin Kapsamı
Suiistimal denetimleri suiistimalin
önlenmesi veya suiistimal şüphesi olan durumların araştırılması olmak üzere iki
temel çerçevede ele alınmalıdır.
Suiistimalin
önlenmesi: Spesifik olarak iç
denetçiler iç kontrollerin yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirerek
suiistimalden caydırma konusunda şirket yönetimine yardımcı olabilirler. Ayrıca
kurumun kuvvetli ve zayıf olduğu alanlar hakkındaki bilgi birikimini
geliştirerek ve bu hususta uzmanlıklarını kullanarak suistimale karşı etkili
önleyici tedbirleri belirlemesi için yönetime yardımcı olabilirler.
Suiistimalin
soruşturulması: İç denetçinin
suiistimal risk yönetiminde oynadığı roller arasında; şüpheli suiistimal
fiilinin ilk veya tam soruşturulması, kök sebep analizi ve iyileştirmeye
yönelik tavsiyeler, raporlama, ihbar hattını izlemek veya etik ilkeler
konusunda danışmanlık ve eğitim vermek sayılabilir.
İç denetçiler; şirket varlıklarını
zimmete geçirmeye ve gerçeğe aykırı bilgiler talep etmeye yönelik tarama yapmak
amacıyla proaktif denetimler gerçekleştirebilirler. Belirli suiistimal
tiplerini tespit etmek için veri madenciliği dahil bilgisayar destekli denetim
tekniklerinin kullanılması da bu kapsama girer. İç denetçiler aynı zamanda olağandışı
kalemleri bulmak için analitik ve başka prosedürlerden faydalanabilirler ve
yüksek riskli hesaplara ve işlemlere yönelik ayrıntılı analizler
gerçekleştirebilirler.
İç denetim biriminin suiistimal
vakalarında rolü; soruşturmanın bizzat yürütülmesi, soruşturmaya destek
verilmesi veya olayın dışında kalınması şeklinde olabilir. İç denetim
soruşturmadan sorumlu olacaksa soruşturma ekibinin kurulmasında ve soruşturma
sırasında şirket içi ve dışı diğer kaynaklardan destek alabilir.
Her bir soruşturma için kurumun
prosedürleri izlenerek ayrı bir soruşturma planı geliştirilir.
Spesifik duruma ve soruşturma ekibinin
hedeflerine bağlı olarak her soruşturmada kullanılan prosedürler değişecektir.
Kanıt
elde etmek: Kanıtların toplanması ve
hazırlanması, suiistimali anlama sürecinde kritik ve önemli bir aşamadır. Elde
edilen tüm raporlar, belgeler ve kanıtlar kronolojik olarak bir envanterde
kaydedilmelidir.
Görüşme
yapmak: Soruşturma yapan kişi şüpheli
veya kendisine yardımcı olabilecek diğer kişilerle görüşebilir. Şüpheli ile
yapılacak görüşme genelde kanıt elde edildikten sonra yapılmalıdır.
Suistimal vakalarının raporlanması;
soruşturmanın durumu ve alınan sonuçlarla ilgili üst yönetim ve yönetim kurulu
ile yapılan sözlü, yazılı, ara ve nihali değerlendirmeleri kapsar. Raporlar
soruşturma başında, devam ederken veya sonunda verilebilirler. Soruşturma sonunda yazılı bir rapor verilebilir. Soruşturmacı raporu yazarken yönetimin ihtiyaçları
yanında yasal şartları, kurumun politika ve prosedürlerini dikkate almalıdır.
