İŞLETMELERDE SUİSTİMAL (YOLSUZLUK) RİSKLERİNİN YÖNETİMİ

 

Şirket içi suiistimaller işletmeler için önemli bir kayıp unsurudur. Şirket yönetimleri suiistimallerin önlenmesi ve muhtemel suiistimallerin ortaya çıkartılması için gerekli tedbirleri almalıdır.

Devamı için...

 

http://archive.ismmmo.org.tr/docs/malicozum/127malicozum/016_Mustafa_KOCAMEŞE.pdf

 

Denetimde Raporlama Kalitesi İçin Öneriler

Yapılan bir denetim çalışmasının nihai ürünü yazılan denetim raporudur. Denetim raporları, çoğu kere, şirket yöneticileri ve yönetim kurulunun iç denetim faaliyeti ile ilgili gördükleri tek doküman durumundadır. Her ne kadar denetim çalışması sırasında detaylı ve titiz bir çalışma yürütülse de nihai raporda bulguların doğru bir şekilde ifade edilememesi halinde yapılan çalışmanın faydası sınırlı kalacaktır. Denetim raporlarının kalitesinin sağlanabilmesinde dikkat edilecek başlıca konular şu şekilde sıralanabilir.

Raporlamalar; doğru, objektif, açık, özlü, yapıcı, tam olmak ve zamanında sunulma zorundadır.

- Doğru raporlamalar, hatalardan veya çarpıtmalardan uzaktır ve altında yatan gerçeklere sadıktır.
- Objektif raporlamalar, âdil, tarafsız ve önyargısızdır.

- Açık raporlamalar, kolayca anlaşılabilir ve mantıklıdır,bütün önemli ve ilgili bilgiyi sağlar.

- Özlü raporlamalar, konuyu doğrudan anlatır,
- Yapıcı raporlamalar, müşterisine ve kurumuna yardımcıdır,

- Tam raporlamalar, bütün önemli ve ilgili bilgi, tavsiye ve sonuçları destekleyecek gözlemleri içerir.
- Zamanında raporlamalar, gerekli düzeltici tedbirin alınmasını sağlayacak bir şekilde zamanında yapılan raporlamalardır.


Raporlama kalitesinin sağlanabilmesi için öneriler:
- Veri ve delilleri, dikkat ve hassasiyetle toplayın, değerlendirin ve özetleyin.

- Tespit, sonuç ve tavsiyeleri, önyargısız ve tarafsız bir şekilde, kişisel çıkarları göz önüne almadan ve başkalarının etkisi altında kalmadan ortaya çıkartın ve ifade edin.

- Sunulan her düşüncenin anlamlı fakat özlü ve kısa olması amacıyla raporlarınızı hazırlayın.

- Kurumun amaçlarına odaklanan, faydalı, olumlu, anlamlı bir rapor içeriği ve tarzı benimseyin. 

- Raporlamanın kurumun kültürü ile uyumlu olmasına dikkat edin.

Aile Şirketlerinde İç Denetim

Dünya uygulamalarına bakıldığında iç denetim faaliyetinin ortaya çıkmasının tamamen şirket sahiplerinin ihtiyaçlarından kaynaklandığı görülmektedir.

Aile şirketleri açısından bakıldığında, en önemli ihtiyaç şirket varlıklarının korunması konusunda iç denetim faaliyetinin şirket sahiplerine belirli bir güvence sağlamasıdır.

Şirketler büyüdükçe sahiplerinin işlem seviyesinde kontrol edebildikleri alanlar azalır. Belirli bir büyüklüğe ulaşan aile şirketlerinde ise genellikle varlıkların korunması güdüsüyle iç denetim departmanlarının oluşturulması gündeme gelir.

İç denetim departmanlarının ilk kez kurulduğu firmalarda genellikle öncelikli faaliyet alanı nakit ve stok gibi varlıklar üzerindeki kontroller, yani bu varlıkların korunmasıdır.

Finansal raporların güvenilirliği, özellikle vergi ve sosyal güvenlik alanında yasal mevzuata uygunluğun sağlanması gibi konular da iç denetim çalışmalarının kapsamına girebilir.

Şirketlerin büyümesi ve kurumsallaşması ile birlikte iç denetim faaliyetinin varlıkları koruma noktasından katma değer yaratma noktasına kaydığı gözlemlenir.

Bu seviyede iç denetim; iş süreçlerinin geliştirilmesi, operasyonel verimlilik, risk yönetimi gibi katma değerli faaliyetler içerisinde yer almaya başlar.

İç denetim faaliyeti kurumun  yönetişim faaliyetlerinin geliştirilmesi için tavsiyelerde bulunmak ve yapılacak iç denetim çalışmaları ile kurumsal yönetim yapısına katkıda bulunabilir.
 

İÇ DENETİMİN SUİSTİMAL DENETİMİNDE GÖREVLERİ
 
İç denetçilerin suiistimaller konusundaki sorumlulukları önleyici tedbirleri değerlendirmek ve şüpheli durumları soruşturmak olarak iki başlıkta ele alınabilir. Suiistimal denetimine özgü bazı hususlara aşağıda yer verilmiştir.

Suistimal Tanımı

Uluslararası Denetim Standartlarına göre; işletmenin yöneticileri, çalışanları veya işletme ile ilgili üçüncü kişilerin bir veya daha fazlası tarafından kendilerine adil olmayan ve illegal bir avantaj sağlamak üzere giriştikleri kasıtlı ve aldatıcı davranışlar hile olarak tanımlamaktadır. Amerikan Sertifikalı Hile Denetçileri Birliği ise hileyi “Bir kişinin mesleki görevini varlıklarını ve kaynaklarını amacı dışında ve yanlış kullanmak suretiyle kişisel çıkar sağlaması” olarak tanımlamaktadır.

Suiistimallerin önlenmesinde asıl sorumluluk şirket yönetimine aittir.

Muhtemel Suiistimal Türleri

Değişik kaynaklarda hileler değişik sınıflamalara tabi tutulmakla birlikte ACFE tarafından yapılan sınıflandırmaya bakıldığında hile türleri 3 ana başlık altında toplanmaktadır:

i. Varlıkların Kötüye Kullanılması: Bir çalışanın işletme varlıklarını ele geçirmesi veya kendi yararına kullanması şeklinde ortaya çıkan suiistimal türüdür. İşletmelerde meydana gelme sıklığı bakımından ilk sırada yer almakla birlikte diğer suiistimal türlerine göre işletmelere maliyeti daha azdır. Varlıkların kötüye kullanılması; nakit ve stok hırsızlığı, fiktif faturaların kayda alınması, personelin iş masraflarını şişirmesi veya işletme demirbaşlarının çalınması gibi suiistimalleri kapsamaktadır.

ii. Hileli Finansal Raporlama: Hileli finansal raporlama işletmenin mali durumunun olduğundan farklı gösterilerek tüm işletme ilgililerinin yanıltılması biçiminde ortaya çıkan hile türüdür. Genellikle tepe yöneticileri tarafından yapılan finansal tablo hileleri sonucu işletme hem itibar olarak hem de maddi olarak zarar görmektedir. Hileli finansal raporlama; işletmenin durumunun olduğundan iyi gösterilmesi ya da olduğundan kötü gösterilmesi şeklinde olabilir. İşletme yönetimi, hissedarları yanıltarak şirketi olduğundan iyi gösterebilir veya yılsonunda prim vb. hak edişleri elde edebilmek için mali tabloları manipüle edebilir.  Kamuoyuna da yansımış büyük şirket skandalları genelde mali tabloların hileli oluşturulmasıyla ilgilidir.

iii. Yolsuzluk ve Ahlaki Olmayan Davranışlar: Çalışanın bir işletme faaliyetinde işverenin ya da bir başkasının haklarını göz ardı ederek, gücünü yanlış bir biçimde kendisine veya bir başkasına yarar sağlama amaçlı kullanmasıdır. Rüşvet, satın alma usulsüzlükleri, ihaleye fesat karıştırma, şirketin ekonomik gücünü kendi çıkarına kullanma gibi örnekler verilebilir.

Suistimal Denetiminin Kapsamı

Suiistimal denetimleri suiistimalin önlenmesi veya suiistimal şüphesi olan durumların araştırılması olmak üzere iki temel çerçevede ele alınmalıdır.

Suiistimalin önlenmesi: Spesifik olarak iç denetçiler iç kontrollerin yeterliliğini ve etkinliğini değerlendirerek suiistimalden caydırma konusunda şirket yönetimine yardımcı olabilirler. Ayrıca kurumun kuvvetli ve zayıf olduğu alanlar hakkındaki bilgi birikimini geliştirerek ve bu hususta uzmanlıklarını kullanarak suistimale karşı etkili önleyici tedbirleri belirlemesi için yönetime yardımcı olabilirler.

Suiistimalin soruşturulması: İç denetçinin suiistimal risk yönetiminde oynadığı roller arasında; şüpheli suiistimal fiilinin ilk veya tam soruşturulması, kök sebep analizi ve iyileştirmeye yönelik tavsiyeler, raporlama, ihbar hattını izlemek veya etik ilkeler konusunda danışmanlık ve eğitim vermek sayılabilir. 

İç denetçiler; şirket varlıklarını zimmete geçirmeye ve gerçeğe aykırı bilgiler talep etmeye yönelik tarama yapmak amacıyla proaktif denetimler gerçekleştirebilirler. Belirli suiistimal tiplerini tespit etmek için veri madenciliği dahil bilgisayar destekli denetim tekniklerinin kullanılması da bu kapsama girer. İç denetçiler aynı zamanda olağandışı kalemleri bulmak için analitik ve başka prosedürlerden faydalanabilirler ve yüksek riskli hesaplara ve işlemlere yönelik ayrıntılı analizler gerçekleştirebilirler.

Soruşturma

İç denetim biriminin suiistimal vakalarında rolü; soruşturmanın bizzat yürütülmesi, soruşturmaya destek verilmesi veya olayın dışında kalınması şeklinde olabilir. İç denetim soruşturmadan sorumlu olacaksa soruşturma ekibinin kurulmasında ve soruşturma sırasında şirket içi ve dışı diğer kaynaklardan destek alabilir.

Her bir soruşturma için kurumun prosedürleri izlenerek ayrı bir soruşturma planı geliştirilir.

Spesifik duruma ve soruşturma ekibinin hedeflerine bağlı olarak her soruşturmada kullanılan prosedürler değişecektir.
 

Kanıt elde etmek: Kanıtların toplanması ve hazırlanması, suiistimali anlama sürecinde kritik ve önemli bir aşamadır. Elde edilen tüm raporlar, belgeler ve kanıtlar kronolojik olarak bir envanterde kaydedilmelidir.

Görüşme yapmak: Soruşturma yapan kişi şüpheli veya kendisine yardımcı olabilecek diğer kişilerle görüşebilir. Şüpheli ile yapılacak görüşme genelde kanıt elde edildikten sonra yapılmalıdır.

Raporlama

Suistimal vakalarının raporlanması; soruşturmanın durumu ve alınan sonuçlarla ilgili üst yönetim ve yönetim kurulu ile yapılan sözlü, yazılı, ara ve nihali değerlendirmeleri kapsar. Raporlar soruşturma başında, devam ederken veya sonunda verilebilirler. Soruşturma sonunda yazılı bir rapor verilebilir. Soruşturmacı raporu yazarken yönetimin ihtiyaçları yanında yasal şartları, kurumun politika ve prosedürlerini dikkate almalıdır.

 

İÇ DENETİMDE KALİTE

Denetimin Kendi İç Değerlendirmeleri
İç denetim faaliyetinin kendini değerlendirmesi günlük rutin faaliyetlerden birisi olmalıdır. Değerlendirme çalışmaları; iç denetim çalışmalarının gözden geçirilmesi, cheklist’ler, geribildirim alınması ve bütçeler yoluyla sağlanabilir.
Periyodik değerlendirmeler ise rutin yapılanlar dışındaki iç denetimin standartlara ve düzenlemelere uygunluğu, etkinliği ve verimliliğinin değerlendirilmesi çalışmalarını içerir. Periyodik değerlendirmeler içerisinde aşağıdaki unsurlar sayılabilir.
 Sürekli gözden geçirme dışında menfaat sahiplerinden daha doğrudan bir geribildirim alınması (anket veya mülakat yoluyla v.b.)
 Kendi kendini değerlendirme (self-assessment)
 İç denetimin diğer denetim mesleğindeki profesyoneller tarafından değerlendirilmesi
 Denetim mesleğindeki profesyoneller tarafından incelenmek üzere iç denetim biriminin materyalleri ve belgeleri hazırlaması,
 Benchmarking
İç değerlendirmeyi yapan kişiler sonuçları genellikle doğrudan CAE’ye (Cehief Audit Executive) raporlarlar. CAE; değerlendirme sonucu ulaşılan sonuçları, aksiyon planlarını ve uygulama ile ilgili diğer bilgileri, üst yönetim, yönetim kurulu ve dış denetçilerle paylaşır.

Değerlendirmede Kullanılacak Ölçülerin Belirlenmesi
Performans ölçüm süreci aşağıdaki unsurları içermektedir. Bu ölçütlerin kullanımı iç değerlendirmenin bir unsurudur.
 Kritik performans göstergelerinin belirlenmesi (Menfaat sahiplerinin memnuniyeti, denetim süreçleri, yenilikçilik ve yeterlilik)
 Performans kategorileriyle ilgili stratejilerin ve ölçülerin belirlenmesi
 Performans ölçüleriyle ilgili gözden geçirme, analiz ve raporlama için bir süreç oluşturulması
Performans ölçüm kriterleri iç denetim biriminin büyüklüğü ile organizasyonun bulunduğu endüstri vb. spesifik konular dikkate alınarak belirlenmelidir. Stratejilerin ve ölçülerin belirlenmesinde aşağıdaki esaslardan faydalanılabilir;
 Mesleki standartlar
 Organizasyonun ve iç denetim biriminin stratejik planları
 Kanunlar, yasal düzenlemeler ve diğer düzenlemeler
 İç denetim biriminin misyonu ve yönetmeliği,
 Menfaat sahiplerinin tatmin düzeyinin analiz edilmesi
CAE; iç denetimin faaliyetleriyle ilgili menfaat sahiplerini ve bunların ihtiyaç duyabileceği ürün ve hizmetleri belirlemelidir. Daha sonra bu menfaat sahiplerinin çalışmalardan tatmin olup olmadıkları belirlenir. Tatmin düzeyinde düşüklük olması durumunda aksiyon planları oluşturulur. Bu süreçle ilgili olarak; menfaat sahipleriyle olan ilişkiler, organizasyonun niteliği ve yasal düzenlemelerin derecesi konuları göz önüne alınır.
Denetim süreçleriyle ilgili performans ölçüm kategorilerinin tanımlanmasında İç denetçiler enstitüsünün performans standartları ile iç denetim biriminin yönetmeliği dikkate alınır. Bunlara örnek olarak; risk değerlendirme/denetim planlaması, denetimin planlanması ve yürütülmesi, sonuçların iletilmesi ve raporlama konuları verilebilir.
Yenilikçilik ve yeterlilik konularında performans ölçüm kategorilerinin belirlenmesinde Nitelik ve Performans standartları göz önünde bulundurulur. Bunlara örnek olarak ise; eğitim, teknoloji kullanımı ve endüstri bilgisi verilebilir.
Ölçüm kriterleri belirlenen amaçların gerçekleştirilmesini motive edecek ve başarı düzeyinin ölçülmesine uygun şekilde belirlenmelidir. Performans ölçüleri; standartlarla, stratejik amaçlarla, kanun ve yasal düzenlemelerle uyumlu olmalıdır. Ölçüler sayısal olabileceği gibi nitelik üzerine de olabilir.
Ulaşılan sonuçlar anahtar menfaat sahiplerine raporlanmalıdır. Ayrıca denetim komitesine yıllık faaliyet raporu sunulmalıdır.

İÇ KONTROLLERE GENEL BAKIŞ

Kontrollerin asıl amacı planlanan amaçlara ulaşılmasını güvenceye almaktır. Bunun için faaliyet sonuçlarıyla ilgili geri bildirim, sonuçların ilgili kriterlerle karşılaştırılması ve gerekli düzeltmelerin yapılması gerekir.

Kontrol Türleri:
Kontroller; önleyici (preventive) , ortaya çıkartıcı (detective), yönlendirici (directive) ve etkileri azaltıcı (mitigating) olabilir. Kontroller aşağıdaki gibi sınıflandırılır:
- Geribildirim: Tamamlanan faaliyetlerle ilgili kontrollerdir. Geçmiş hatalara bakarak gelecektekiler önlenmeye çalışılır.
- Cari Kontroller (concurred): Faaliyetle eş zamanlı olarak yürütülür
- İleriye dönük kontrol (feedforward): politika ve prosedürler gibi ileriye dönük önleyici kontrollerdir.

Kontroller finansal ve operayonel olarak da ayrılabilir. Her ikisi için de kriterler ve amaçlar belirlenmelidir.
- Finansal kontroller ilgili muhasebe politikalarına göre belirlenir. Amaçları: 1. Gerekli onaylar 2. Doğru muhasebeleştirme 3. Varlıkların korunması 4. Kanunlara, düzenlemelere ve sözleşmelere uyumdur.
- Operasyonel kontroller, üretim ve destek fonksiyonları gibi kriter belirlenmesinin zor olduğu alanlarda kullanılır. Yönetim tarafından belirlenen prosedür ve yönetim prensipleri kriter olarak kullanılır.

Kontrol Süreci:
Tipik bir kontrol süreci:
- Stratejik kontrol noktaları seçilir. Bu noktalarda faaliyetlerle ilgili bilgi toplanır.
- Faaliyeti ölçmek için gözlem ve örnekleme gibi yöntemlerle bilgi toplanır.
- Toplanan bilgiler kayıt altına alınır ve sınıflandırılır.
- Bu bilgiler önceden belirlenen kalite, biçim ve maliyet standartlarıyla karşılaştırılır.
- Performansın tatmin edici olup olmadığına karar verilir.
- Önemli sapmalar ilgili idarecilere bildirilir.
- Takip: alınan tedbirlerin etkili olup olmadığı aynı süreç tekrarlanarak kontrol edilir.
- Standartlar gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir.

Planlama ve Kontrol:
Bu iki kavram iç içedir. Detaylı planlama kontrol faaliyetlerini de içerisine almaktadır. Bütçe ve başabaş analizi çalışmaları planlamayla ilgili kontrollere örnek verilebilir.
Kontroller niteliksel (kalite kontrolleri, iş tanımları vs) ve niceliksel (bütçe, kotalar vs) olabilir.

Kontrollerin Etkinliği:
Kontroller: Zamanında, Ekonomik (Fayda-Maliyet), Uygun yerlerde, Esnek, Faydalı, Hesap verilebilirlik sağlayan, Sorunun kaynağını gösteren,özelliklerde ise etkilidir.

Kontrol Standartları:
Kontrol standartları ilgili personelle birlikte belirlenirse hem daha fazla benimsenecek hem de daha etkili olacaktır. Kontroller esnek olmalı, gerektiğinde revize edilmelidir. Kontrollerin sıkı olması eğer personelde performansı arttırıyorsa faydalıdır.

Kontrollerin Ölçümü:
Kontrollerde ölçümü kimin yapacağı davranışsal özelliklere göre belirlenebilir. Kişinin kendi kendini değerlendirmesi veya ikinci, üçüncü şahıslarca değerlendirme seçenekleri olabilir.

İÇ KONTROLLERE GENEL BAKIŞ

Kontrollerin asıl amacı planlanan amaçlara ulaşılmasını güvenceye almaktır. Bunun için faaliyet sonuçlarıyla ilgili geri bildirim, sonuçların ilgili kriterlerle karşılaştırılması ve gerekli düzeltmelerin yapılması gerekir.

Kontrol Türleri:

Kontroller; önleyici (preventive) , ortaya çıkartıcı (detective), yönlendirici (directive) ve etkileri azaltıcı (mitigating) olabilir. Kontroller aşağıdaki gibi sınıflandırılır:

- Geribildirim: Tamamlanan faaliyetlerle ilgili kontrollerdir. Geçmiş hatalara bakarak gelecektekiler önlenmeye çalışılır.
- Cari Kontroller (concurred): Faaliyetle eş zamanlı olarak yürütülür
- İleriye dönük kontrol (feedforward): politika ve prosedürler gibi ileriye dönük önleyici kontrollerdir.
Kontroller finansal ve operayonel olarak da ayrılabilir. Her ikisi için de kriterler ve amaçlar belirlenmelidir.
- Finansal kontroller ilgili muhasebe politikalarına göre belirlenir. Amaçları: 1. Gerekli onaylar 2. Doğru muhasebeleştirme 3. Varlıkların korunması 4. Kanunlara, düzenlemelere ve sözleşmelere uyumdur.
- Operasyonel kontroller, üretim ve destek fonksiyonları gibi kriter belirlenmesinin zor olduğu alanlarda kullanılır. Yönetim tarafından belirlenen prosedür ve yönetim prensipleri kriter olarak kullanılır.

Kontrol Süreci:
Tipik bir kontrol süreci:
- Stratejik kontrol noktaları seçilir. Bu noktalarda faaliyetlerle ilgili bilgi toplanır.
- Faaliyeti ölçmek için gözlem ve örnekleme gibi yöntemlerle bilgi toplanır.
- Toplanan bilgiler kayıt altına alınır ve sınıflandırılır.
- Bu bilgiler önceden belirlenen kalite, biçim ve maliyet standartlarıyla karşılaştırılır.
- Performansın tatmin edici olup olmadığına karar verilir.
- Önemli sapmalar ilgili idarecilere bildirilir.
- Takip: alınan tedbirlerin etkili olup olmadığı aynı süreç tekrarlanarak kontrol edilir.
- Standartlar gözden geçirilerek gerektiğinde revize edilir.

Planlama ve Kontrol:
Bu iki kavram iç içedir. Detaylı planlama kontrol faaliyetlerini de içerisine almaktadır. Bütçe ve başabaş analizi çalışmaları planlamayla ilgili kontrollere örnek verilebilir.
Kontroller niteliksel (kalite kontrolleri, iş tanımları vs) ve niceliksel (bütçe, kotalar vs) olabilir.

Kontrollerin Etkinliği:
Kontroller: Zamanında, Ekonomik (Fayda-Maliyet), Uygun yerlerde, Esnek, Faydalı, Hesap verilebilirlik sağlayan, Sorunun kaynağını gösteren,
Özelliklerde ise etkilidir.

Kontrol Standartları:
Kontrol standartları ilgili personelle birlikte belirlenirse hem daha fazla benimsenecek hem de daha etkili olacaktır. Kontroller esnek olmalı, gerektiğinde revize edilmelidir. Kontrollerin sıkı olması eğer personelde performansı arttırıyorsa faydalıdır.
Kontrol Ölçüleri:
Kontrollerde ölçümü kimin yapacağı davranışsal özelliklere göre belirlenebilir. Kişinin kendi kendini değerlendirmesi veya ikinci, üçüncü şahıslarca değerlendirme seçenekleri olabilir.