Kariyer Dergi Aralık 2008
Şirketler bazen kendi çalışanları tarafından yapılan yolsuzluklardan zarar görebiliyor. Özellikle kurumsallaşma çabası içindeki aile firmaları denetimi profesyonel kadrolara bırakırken veya büyüme sürecinde olan firmalar yolsuzlukla karşılaşabiliyor. Çözümüyse yine etkin bilgi sistemleri sunuyor!
Yolsuzluk, sadece devlet kurumlarında değil özel sektörde de karşılaşılan problemlerden biri. PriceWaterHouse tarafından yapılan bir araştırmada şirket içi yolsuzluklarda şirketlerin uğradığı zararın vaka başına 3,5 milyon doları bulabildiği saptanmış. Yolsuzlukların pek çok farklı çeşidi bulunmakla birlikte, kuralları önceden belirlenmiş ve sorumlulukların dağıtılmış olduğu merkezi sistemler, yolsuzluğun önlenmesinde, en azından en kısa zamanda fark edilmesinde çok etkin.
Onay mekanizmalarıŞirket içi yolsuzluk denince akla ilk olarak para ile en çok temasta olan satın alma ve muhasebe birimleri geliyor. Satın alma sürecinde, tedarikçi adaylardan komisyon almak, kendisinin direkt veya dolaylı ortaklığı olan bir firma ile gerçek değerinin üzerinde anlaşma yapmak gibi etik dışı davranışlara rastlanabiliyor. Ya da ödemelerden sorumlu kişiler bir ürün ya da hizmet alınmadan, alınmış gibi göstererek belli kişi ya da firmalara ödeme çıkartabiliyor. Şirket henüz aile firmasıyken ve her şey patronun bilgisi dahilinde gerçekleşirken, bu tür riskler bulunmuyor. Ancak şirket yönetimi profesyonel kişilere devredilirken entegre bir bilgi sistem ağı yerleştirilmemiş, iş süreçleri standartlaştırılmamışsa büyük riskler ortaya çıkıyor. Bu tür risklere karşı, tüm iş sürecini merkezi bir bilgi sistemine aktarıp, süreçteki herkesin bilgi ve onayını almak, her işin standardını belirlemek çok önemli. Aynı devlet yönetiminde olduğu gibi şirket içinde de güçlerin ayrılığı ilkesi benimsenmeli. Satın alma talebinde bulunan, bu talep karşılığında satın almayı gerçekleştiren kişiler, bu ürün/hizmeti kullanan kişiler ve sonunda ödemeyi yapan kişiler ayrı olmalı ve tüm bu süreç merkezi bir bilgi sistemi ile denetlenmeli. Talep olmadan alım gerçekleşmemeli, ürün/hizmet kabulü olmadan ödeme yapılmamalı.
Standartların belirlenmesiHer ne kadar görülme olasılığı çok düşük olsa da, para ile direkt ilişkisi olmayan üretim birimlerinin de yolsuzluk yapma ihtimali bulunuyor. Bazı hammadde ve sarf malzemelerini daha fazla kullanıp, malzeme tedarikçisi firmadan komisyon almak gibi ender olaylara rastlanıyor. Ya da bazı işçilerle anlaşıp, fazla mesai ihtiyacı yokken, daha yüksek ücret ödeyerek fazla mesaiye bırakmak ve fazla mesai ücretinden komisyon almak gibi olaylar yaşanabiliyor.
Bu durumların belirlenebilmesi için, şirket tarafından üretilen her türlü ürün ve hizmetin, standart malzeme ve işçiliğinin yine merkezi bir sistemde belirlenmesi büyük önem taşıyor. Merkezi bir sistemde toplam ihtiyaçların hesaplanması, bu hesaplamalara göre iş emirlerinin açılması, bu iş emirleri dahilinde alım ya da fazla mesai kararının verilmesi, bu tür suistimalleri önlüyor. Ancak kurumsallaşma yolundaki bazı firmalarda, bu bilgiler sadece patronda ve aile fertlerinde bulunuyor. Çoğu zaman bunlar yazılı bilgi olarak da saklanmıyor. Kurumsallaşırken bu bilgiler mutlaka standart süreler olarak belirlenmeli. Şirket içinde yapılacak her işin bu standartlar ile karşılaştırılması mümkün olmalı. Şirket içinde yaygınlaştırılacak entegre bir sistem ile yapılan tüm işlerin gerektirdiği standart işçilik ve malzemeler, gerçekleşen tüketim ve işçilik süreleri ile karşılaştırılmalı. Bu sayede her ayın sonunda üstünden geçilip değerlendirilecek standart ve gerçekleşen tüketimlerle verimlilik kontrol altına alınıp, yolsuzluk riskleri sıfıra indirilebilir.
Eğilim analizleri Kurumsallaşma yoluna giren firmalarda, satış profesyonellerinin şirkete dahil olması, patronun satış sözleşmelerindeki hakimiyetini azaltıyor. Bazı durumlarda satış profesyonellerinin, kendi kurdukları firma ile sanal bayi gibi çalıştıkları görülebiliyor. Kendi aralarında kurdukları bir firma ile şirketin ürünlerini mümkün olan en yüksek indirimle kendi sahipliklerine geçirip, sonrasında zaten hazır olan müşterilere daha az indirimle satıp, aradaki farktan fayda sağlayabiliyorlar.
Bu gibi durumlar için eğilim analizleri, durumu fark etmek ve gerekli önlemleri almak açısından çok yararlıdır. Müşteri/ bayi bazında toplam satış rakamlarının zaman içindeki değerlerinin merkezi bir sistem ile takip edilmesi, beklenenden yüksek düşüş ya da artışların sorgulanması gerekiyor. Eğilim analizleri müşteri memnuniyeti konusunda da çok önemli bilgiler sağlayabiliyor. Patronun denetiminin azaldığı ortamlarda, şikayetlerin patrona kadar ulaşması zorlaşıyor, müşteri memnuniyetindeki sıkıntılar patrona çok geç intikal edebiliyor.
Örnek bir vakada bir müşterimiz satışları bir anda düşen bayisini aradığında, bayi ile satış temsilcisinin kavga ettiği ortaya çıkmıştı. Normalde şirkete küsmüş olan bayi bu durumu şirket sahibine ulaştırmaktan ziyade, alımdan vazgeçerek tepkisini göstermişti. Ama eğilim analizlerine bakan patron, durumu fark ederek müdahale edebildi.
Kalite standartlarıKurumsallaşan firmalarda kalite süreçlerinin devreye alınması bu yolsuzlukları önlemede ilk savunma duvarını örüyor. Her işin belli bir standarda göre yapılması, onay mekanizmalarının kurulması, kurumsallaşmada ve patronun azalan denetim boşluğunun doldurulmasında etkili oluyor. Ancak tüm süreci elektronik ortama taşıyıp, patronun istediği anda ve dönem sonlarında uygulanma performansını takip edebilmesinin de sağlanması gerekiyor. Standartları belirlemek ile standartları uygulatmak arasında çok önemli bir boşluk bulunuyor. Bu boşluk bilgi sistemleri tarafından doldurulmalı.
Bu konuda geçtiğimiz yıllarda, dünyaca ünlü firmaların üst düzey yöneticilerinin karıştıkları bazı olaylar, konuyu yeniden gündeme taşıdı. Üst düzey yöneticilerin kendilerini başarılı gösterip yüksek prim almalarını sağlayan muhasebe kaydı usulsüzlükleri sonrasında, kurumsal bilgi sistemleri ile ilgili standartlarda değişiklikler yapıldı. Özellikle kayıt silme ve düzeltme işlemlerinde mutlaka sistemde bir iz bırakılıyor olması, bu işlemlerin birkaç kişi tarafından onaylanmadan gerçekleşmemesi gibi özellikler eklendi.
Gelişmiş uyarı mekanizmalarıGünümüzde kullandığımız kurumsal yazılımların çoğunda uyarı mekanizması bulunuyor. Belli bir oranın üzerinde indirim verildiğinde, yüklü bir ödeme yapıldığında, mesai saatleri dışında kritik bir işlem gerçekleştirildiğinde sistem tarafından otomatik uyarı mesajlarının patron ya da denetici birimlere gönderilmesi sağlanabiliyor. Bu uyarı mekanizmaları sayesinde, ilgili işlemler detaylı olarak sorgulanıp, olası yolsuzluklar önlenebiliyor. Günümüzün gelişmiş teknolojileri sayesinde, şüphe duyulan kişilerin bilgisayarları ile yapacakları her türlü mesajlaşma ve işlem takip edilebiliyor. Merkezi bir sistem kurulup, şirket içi tüm işlemlerin bu sistem üzerinde gerçekleştirilmesi, yolsuzluklara karşı en caydırıcı önlem olduğu gibi, olası bir usulsüzlükte durumun en hızlı biçimde fark edilmesini de sağlıyor.
En çok karşılaşılan yolsuzluklar Muhasebe ve satın alma birimlerinde;
* Satın alma sürecinde, tedarikçi adaylardan komisyon almak.
* Kendisinin direkt veya dolaylı ortaklığı olan bir firma ile gerçek değerinin üzerinde anlaşma yapmak.
* Bir ürün ya da hizmet alınmadan, alınmış gibi göstererek belli kişi ya da firmalara ödeme çıkartmak.
Üretim birimlerinde;
Bazı hammadde ve sarf malzemelerini daha fazla kullanıp, malzeme tedarikçisi firmadan komisyon almak
Bazı işçilerle anlaşıp, fazla mesai ihtiyacı yokken, daha yüksek ücret ödeyerek fazla mesaiye bırakmak ve fazla mesai ücretinden komisyon almak
Satışta;
* Kendi aralarında kurdukları sanal bir firma ile şirketin ürünlerini mümkün olan en yüksek indirimle kendi sahipliklerine geçirip, sonrasında zaten hazır olan müşterilere daha az indirimle satıp, aradaki farktan fayda sağlamak
Üst yönetimde;
* Kendilerini başarılı gösterip yüksek prim almalarını sağlayan muhasebe kaydı usulsüzlükleri
